Ogni settembre arriva la circolare con il piano annuale delle attività: collegi, interclasse, programmazione di classi parallele, colloqui, scrutini. È un PDF con una tabella di date, e ogni anno faccio la stessa cosa: lo apro, lo ricopio nell’agenda, poi nel telefono, e a novembre scopro che un orario è cambiato con un’altra circolare. Quest’anno ho provato a farlo fare a Gemini, l’assistente AI di Google: gli ho caricato il PDF e ha inserito lui gli impegni della scuola su Google Calendar, uno per uno, chiedendomi conferma prima di ogni evento.
In questo articolo ti mostro come si fa, in 6 passaggi con le schermate vere, e in fondo trovi una guida PDF gratuita con lo stesso procedimento, da tenere sulla cattedra o da girare alle colleghe di team.
Perché mettere gli impegni della scuola su Google Calendar
L’agenda cartacea la uso e continuerò a usarla. Ma gli impegni collegiali sono un caso a parte: sono tanti, arrivano tutti insieme e cambiano in corso d’anno. Averli in Google Calendar significa avere la notifica il giorno prima, vederli sul telefono quando sono fuori casa e, se lavori in team, condividere lo stesso calendario con le colleghe senza che ognuna se lo ricopi.
Il problema è sempre stato l’inserimento: dodici o quindici eventi a mano, con data e orario, sono un quarto d’ora che si rimanda. Con Gemini il quarto d’ora diventa un paio di minuti, e soprattutto non scrivi niente: leggi e confermi.
Cosa ti serve
- un account Google (quello di Gmail va benissimo, non serve quello della scuola);
- l’app Gemini, gratuita: si apre da gemini.google.com sul computer o dall’app sul telefono;
- il PDF del piano annuale delle attività della tua scuola, o la circolare con le date.
Nelle schermate che seguono ho usato un piano annuale di fantasia, con un istituto inventato: il procedimento è identico con il tuo.
1. Crea un calendario nuovo in Google Calendar
Apri Google Calendar dal computer. Nella colonna di sinistra, accanto ad “Altri calendari”, clicca + e scegli “Crea nuovo calendario”. Dai un nome chiaro, per esempio “Scuola 2026/27”, e clicca “Crea calendario”.
Un calendario a parte serve a tenere gli impegni di scuola separati da quelli personali: puoi dargli un colore, nasconderlo nel weekend o condividerlo con le colleghe. Il nome che scegli qui lo userai nel prompt del passo 5, quindi tienilo a mente.
2. Apri le impostazioni di Gemini
Vai su gemini.google.com e clicca l’ingranaggio in basso a sinistra, accanto al tuo nome. Nel menu che si apre scegli “App connesse”.
3. Attiva Google Workspace
Nella scheda “Google Workspace” sposta l’interruttore su acceso: dentro ci sono Gmail, Drive e Google Calendar. Da questo momento Gemini può leggere e scrivere nel tuo calendario. Si fa una volta sola: la prossima volta troverai tutto già collegato.
4. Carica il PDF del piano annuale in una nuova chat
Torna su “Nuova chat” e trascina il PDF dentro la casella di Gemini, oppure clicca + → “Carica file”. Sopra il campo di testo compare l’anteprima del file.
5. Scrivi il prompt
Questo è il testo che ho usato io. Puoi copiarlo così com’è, cambiando solo il nome del calendario se ne hai scelto un altro al passo 1:
Aggiungi al mio calendario “Scuola 2026/27” tutti gli impegni di questo file, con data, orario di inizio e fine e il titolo dell’attività.
Il nome tra virgolette conta: deve essere lo stesso del calendario che hai creato, così Gemini scrive gli eventi lì e non nel calendario principale.
6. Controlla ogni evento e clicca “Invia”
Qui c’è la cosa che non mi aspettavo, e che alla fine mi è piaciuta. Gemini non inserisce tutto in blocco: legge il PDF e ti propone il primo evento in una scheda, con titolo, giorno e orario. Tu controlli che corrisponda e confermi con “Invia”. Subito dopo passa all’evento successivo, e si ripete uguale per tutti gli impegni del file: una scheda, un clic, fino all’ultimo.
Con dodici impegni ci vuole un minuto in più rispetto a un inserimento automatico, ma rileggi tutte le date una volta sola, ed è esattamente il controllo che farei comunque. Se in una scheda vedi un orario diverso dal PDF, non cliccare “Invia”: scrivi in chat “correggi l’orario: è 16:30-18:30” e Gemini ti ripropone la scheda corretta.
Il risultato in Google Calendar
Apri Google Calendar: gli impegni sono nel calendario “Scuola 2026/27”, con il loro colore, sul computer e sul telefono. Cliccando su un evento vedi giorno, orario e da quale calendario arriva.
Tre cose che consiglio di fare subito dopo
- Una notifica il giorno prima. Clicca sul calendario “Scuola 2026/27” → Impostazioni → Notifiche degli eventi. Il collegio non ti prende più alla sprovvista.
- Il calendario sul telefono. Nell’app Google Calendar apri il menu e spunta “Scuola 2026/27”: gli eventi compaiono da soli.
- Le date modificate. Quando arriva la circolare con le variazioni, puoi caricare anche quella in Gemini e chiedere di aggiornare gli eventi interessati, senza rifare tutto.
Un’ultima nota onesta: la prima volta che ho provato, Gemini si è bloccato a metà e la chat si è persa. Ho aperto una nuova chat, ricaricato il PDF e riscritto il prompt, e la seconda volta è filato tutto liscio. Se ti capita, non è colpa tua.
Scarica la guida PDF con i 6 passaggi
Ho raccolto tutto in una guida PDF gratuita: i 6 passaggi con le schermate, il prompt da copiare e i consigli finali. È pensata per essere stampata e tenuta a portata di mano, o inviata alle colleghe che vogliono provare senza leggere l’articolo intero.
Il materiale è gratuito per uso personale e didattico. Puoi stamparlo e condividerlo con le colleghe, ma non modificarlo, rivenderlo o ripubblicarlo altrove.
L’avevi mai usato così, Gemini?
Mi piacerebbe sapere se lo fai già o se lo provi quest’anno, e come è andata con il piano annuale della tua scuola. Se ti va, raccontamelo nei commenti: ti leggo.
Un abbraccio,
Maestra Giulia 💜
Ciao, sei sempre sul pezzo. Grazie
Complimenti sei una continua risorsa!